Googleドライブ、OneDriveなどのクラウドストレージでのデータ共有のメリット・デメリットを今更ながら、整理。
メリット（５つ）
①いつでもどこでも「閲覧」できる！
外出先で急に資料の確認をしたいと思った時に、すぐに確認できます。今や、スマホやタブレットを普段から持ち歩いていて、インターネットにはどこでも繋がっていることが多いと思います。出先から、会社へ電話をして、会社にいるスタッフに「自分の机の上のあの辺にある、こんな資料の上の方の表はどうなっている？」とか、いちいち聞かなくても、自分で必要な情報にアクセスすることができます。
パソコンだけでなく、スマホやタブレットなどからでもアクセスできます。そのため、紙ベースの資料を大量に持ち歩くことなく、最低限のみを持ち出して、必要な資料はあとからアクセスできます。
②いつでもどこでも「編集」できる！
外出先で急に文書を変更し無くてはならない場合でも、スマホでも編集できます。また、共同でも編集できるので、クラウドストレージを複数人で共有していれば、一緒に編集できます。
③一元管理体制が可能
メールのやり取りで文書を編集したりしていると、どのデータが最新版なのか分からなくなったり、複数人では何がなんだかわからなくなることもあると思います。また、多くのデータを一元管理することで情報共有の幅が広がります。会社内だけではなく、多くの組織と情報共有をすることで連携しやすくなることがあります。
④サーバの管理・運用が必要なし
会社でVPN接続のサーバを管理していると担当者をおいたりとか、システム担当者の業務が多くなりますが、オンラインストレージならほとんどそのような手間が掛かりません。サーバを管理する体制がなくなった他の業務に注力することができます。
⑤リスクヘッジになる
外部のサーバに必要なデータを預けることで、リスクが増すと考える方もいらっしゃると思いますが、会社内で自前のサーバを設置するよりも万が一のときには、オンラインストレージのほうが保管データの損失リスクは低くなるということでオンラインストレージを導入する企業が増えているのも事実です。
デメリット
①セキュリティリスクの増加
オンラインでデータを共有することが外部へデータ流出につながるのではないか？と考える人も多いですが、オンラインストレージサービスのセキュリティは大変強固です。サービスを提供する側へのアクセスは非常に困難ですし、提供する会社はセキュリティに万全を期していなければ、サービスを提供できません。むしろ、セキュリティリスクが増加するのは、利用する方の問題であり、IDとパスワードを外部に漏洩してしまったり、IDとパスワードを知っている人が組織を離れた際に、パスワードを変更しなかったり、そのIDとの共有を切断しないことで、利用する側のセキュリティ対策が必要になります。
②障害が発生した際は待つしかない
以前、G-mailのサービスがうまく動かなくなり、「メールの送受信ができない！」などの問題が発生したことがあります。万が一、障害が発生しても、サービスを提供する側の問題であれば、利用者は気長に待つしかありません。もちろん、そのようなことがなくなるように提供側も努力はしており、すぐに復旧することが多いです。
③自社サーバならできたカスタマイズができない場合も
専用設計で自社サーバを運用している場合、そのままオンラインストレージに移行できるとは限りません。サービスの内容をよく確認した上で移行を検討してください。
