中小企業でGoogleドライブを使っている人は注意!

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中小企業やスタートアップ企業などで、Googleドライブで様々なデータを共有している方には是非とも見ていただきたいです。

共有データは無料プランでもドンドン共有可能!

 Googleドライブで大きなデータ(無料プランの15GB以上)を共有する際には、共有先が無料プランでも利用できます。これは共有するデータは共有元の保存容量になるからです。一つのファイルで15GB以上のものはなかなかないと思いますが、会社や組織などで共有しているフォルダのトータル容量が15GB以上のものを共有する場合、共有された人(無料プランでも)はそのデータを利用することができます。また、共有フォルダもデータも全てオーナーが設定されていて、データを変更したとしても、オーナー自体は変わりません。会社であれば、社長さんがGoogleドライブに保存した元データであれば社員の人(別アカウント)がデータを変更しても、オーナーは社長さんのままですので、無料プランでもどんどん利用することができるということです。

共有フォルダの中身は作成者がオーナーになる

 しかし、困った問題は上記の例で言う社員の人が辞めてしまった場合です。社長さんが共有したデータを編集しているだけであれば問題はないのですが、この共有フォルダの中に辞めてしまった社員の人が作ったデータが問題になります。もともと社長が共有したフォルダなので、その中に保存されているデータは全て社長がオーナーになるということではありません。辞めてしまった社員の人が更新したデータであれば、もともとオーナーは社長なので問題ないのですが、年度が変わり、新年度の分で作り変えたデータなど名前を付けてあらたに保存したものがあると、そのオーナーは辞めてしまった社員の人となっています。

共有フォルダだからと言ってもそれぞれのデータにオーナー設定

 ただ、その辞めた社員の人との共有を解除したからと言って、すぐに問題になるわけではありません。その社員の人からは、一見、共有フォルダは見られなくなります。また、共有フォルダの中身で辞めた社員が作ったデータがなくなるわけではありません。まだ共有フォルダの中には社員のデータはあるのですが、オーナーは社員の人のままです。辞めた社員の方が、共有フォルダは無くなったのだから、自分のGoogleドライブ内を占領しているデータは消してしまおう!と削除すると共有フォルダからなくなってしまうのです。また、Googleアカウント自体を削除してしまった場合も、データが消えてしまいます。


 色々と調べてみるとオーナー権限の変更はGoogleドキュメントや、GoogleスプレッドシートなどGoogleのアプリで作ったデータとフォルダしかできないようです。(G suiteを利用していると変更ができるようです)Googleドライブを利用して、写真や、PDF、マイクロソフトのワード、エクセルのデータを共有している人は注意が必要です。

僕が陥った状況

 僕の場合、Googleドライブで共有フォルダのオーナーは別の人で、【バックアップと同期(Backup and Sync from Google)】を利用していて様々なデータ(ワード、エクセル、パワーポイント、PDF、イラストレーターのaiなどなど)を保存しまくっています。特に、頼まれた紙ベースの資料をPDF化し保存してきたものや写真データなどが2万個ほどあります。このほど、この作業は別の人に引き継ぐので自分のマイドライブから、削除しようと思った。

 PDFや、写真データはオーナー変更ができないので、オーナーをフォルダごと一括変更みたいな方法がなく、簡単にオーナー変更できず、自分のフォルダ内に22GBもの邪魔なデータは不要となった。

やってみよう!

解決するためにやったことは以下の通り

この作業専用のアカウントを作って一度、Googleドライブから全部、PCへ保存場所を移動してもう一度、元に戻す。 
→僕のGoogleドライブからは消えなかった…。どうやら、僕がオーナーのデータとは別に、作業専用アカウントがオーナーということで共有フォルダに作られてしまったらしい…。
→全てコピペ完了後、自分のGoogleドライブ内から削除したが、ChromeでGoogleドライブを開き、自分がオーナーの共有していたデータを削除したが、めちゃめちゃ時間がかかった。

※作業専用アカウントは有料プランでやっておいたので、1年後、このドライブを更新しなければならないが、それは先方に伝えてあるので、その時に対応してもらう。
あとは、野となれ、山となれ!(問題発覚から、3日くらいこのことをあれやこれやとトライしていたので、時間をかけすぎた。)

どうすれば良かったのか…。

 Googleドライブではなく、Dropboxなどほかのクラウドストレージサービスを使えばよかったのかとも思いましたが、Droboxの場合、共有しているフォルダそれぞれのデータ容量が必要なので、22GBだと、共有している人全ての有料プランへの変更が必要になってくるという問題もあります。

 今後、うまい対応方法など考えていきたいと思っています。